Veja algumas aplicações do certificado digital:

• Emissão de Nota Fiscal Eletrônica.
• Transmissão do CAGED: empresas com mais de 10 empregados devem enviar o CAGED por meio do Certificado Digital, mesmo sendo tributadas pelo Simples Nacional.
• Transmissão das declarações DCTF; DIRF; ECD; ECF; EFD; SPED Fiscal; e-Social; entre outras.
• Contadores devem possuir Certificado Digital para assinar como responsáveis pelas declarações transmitidas.
• Médicos, advogados e outros profissionais liberais já fazem uso do Certificado Digital para a realização de seus serviços.

As empresas obrigadas ao uso do Certificado Digital

Entrou em vigor a obrigatoriedade do certificado digital. Desde o dia 1º de julho de 2018, as micro e pequenas empresas e os microempreendedores individuais que emitirem nota fiscal eletrônica ou usem o e-Social para fazer cadastros e consultas devem fazê-lo por meio de um certificado digital, um arquivo eletrônico com validade jurídica e que funciona como uma verdadeira assinatura digital, tanto para pessoas físicas como para empresas.

Com esse certificado, as transações se tornam mais seguras, pois é possível garantir a identidade das partes envolvidas e conferir autenticidade aos documentos. Sendo assim, fazer cadastros, consultas e até mesmo assinar contratos com segurança e integridade é muito mais simples.

A empresa que não se adequar a essa obrigatoriedade a partir de agora será impedida de enviar informações por meio da Guia de Recolhimento do FGTS e de informações à Previdência Social e do e-Social. As consequências podem variar de represálias administrativas até o pagamento de taxas e multas. Mas a pergunta que não quer calar é: que empresas precisam de um certificado digital?

As empresas optantes pelo Lucro Presumido têm obrigação de emitir o Certificado Digital, pois a maior parte das declarações requeridas pela Receita Federal só pode ser efetuada por meio desse documento.

No caso das empresas optantes pelo Simples Nacional, antigamente não era obrigatório o uso do Certificado Digital. Mas, gradualmente, começou a ser exigida a utilização de tal solução.

Primeiramente, para as empresas do Supersimples com mais de 10 funcionários. Depois, para empresas com mais de 8 funcionários. Em seguida, para empresas com mais de 5 funcionários. E, finalmente, em janeiro de 2017, o Certificado Digital tornou-se obrigatório para as empresas do Simples com mais de 3 empregados.

Com o auxílio do certificado, as pessoas jurídicas podem enviar ao governo informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

No caso do MEI (Microempreendedor Individual), em alguns estados não é imprescindível a emissão de NF-e. Se o MEI se dispuser a emitir Nota Fiscal Eletrônica, deverá verificar se existe a necessidade de inscrição estadual para tal e se isso é permitido no estado em que atua.

As consequências para empresas obrigadas que não usarem Certificado Digital

Se for obrigada, a pessoa jurídica que não utilizar o Certificado Digital ficará impedida de enviar as declarações das obrigações acessórias. Além disso, não poderá pagar os tributos exigidos por lei. A multa incidente é de 20% do tributo que não for declarado, sendo o valor mínimo correspondente a R$ 500,00.

No caso da emissão de notas fiscais eletrônicas, a multa será aplicada sobre o comprador — isso torna a conclusão de transações comerciais mais difícil para a empresa.

Uma empresa adotante do Simples Nacional, por exemplo, não poderá enviar informações por meio do documento chamado GFIP (que é o Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) e do e-Social, ficando sujeita a sanções administrativas e multas.

A necessidade de usar o Certificado Digital

Além da obrigatoriedade definida por lei, é necessário considerar os benefícios que o Certificado Digital proporciona à pessoa que o usa, seja ela física ou jurídica:

• aumenta a credibilidade e a confiabilidade do emissor da mensagem ou da negociação;
• reduz custos (documentos eletrônicos com validade jurídica não precisam de reconhecimento de firma em cartório);
• diminui a burocracia;
• minimiza as chances de fraude dentro da empresa;
• proporciona maior privacidade e segurança nas transações eletrônicas.

O Certificado Digital pode ser usado em diferentes contextos. O governo federal adotou a certificação digital em diferentes iniciativas, como Receita Federal, PROUNI, SIPREV, Caixa Econômica, Programa Juros Zero, INPI, TISS, ComprasNet, INSS, SIDOF, Sistema Financeiro, SPB, SISCOMEX, CAGED e outros.

Muitas prefeituras e Secretarias da Fazenda estão implementando o Certificado Digital em aplicações de NF-e, SPED Fiscal, EFD, livros fiscais de entrada/saída, IPI, apuração do ICMS e inventários.

Outros contextos são:

• Sistema Judiciário: e-DOC, PJ-e, Homolognet, TRT (4ª Região), STJ, Diário da Justiça Online;
• Cartório Eletrônico: CRSEC, ofício eletrônico;
• Sistema de Saúde: TICS, CFM;
• Carteira de Identidade Profissional;
• correio eletrônico (e-mail);
• assinatura de documentos de forma eletrônica;
• micro e pequenas empresas;
• Simples Nacional / SIMEI;
• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
• MTE CNES (Cadastro Nacional de Entidades Sindicais);
• carteirinha de estudante com Certificado Digital.

A Certificação Digital possui diversas outras aplicações!